Mange af vores kunder tænker, at når de har deres filer i en cloud-løsning, som fx SharePoint eller OneDrive, så er det samme som at have backup af sine data. Så de tror, at de allerede har backup i Microsoft 365. Men data, der er opbevaret i skyen og backup er to forskellige ting.
Vi anbefaler altid, at du har backup af dine data og systemer. Det behøver ikke koste spidsen af en jetjager – regn på hvad Microsoft 365 og backup vil koste dig.
Det er der 3 grunde til:
- Beskyttelse mod hackerangreb; fx ransomware
- At du let kan finde og genskabe slettede filer og data
- Adgang til data hvis en opsagt medarbejder gør noget dumt på vej ud af døren
Er mine data sikre hos Microsoft?
Microsoft er virkeligt dygtige til datasikkerhed og beskyttelse mod angreb på deres datacentre. Men Microsoft laver ikke reel backup af dine data. De har selvfølgelig backup, men det er ikke en backup, som du kan bruge, hvis du mangler en fil eller mappe.
Enkelte af deres services har indbygget backup, men typisk fungerer det som en papirkurv hvor brugeren selv har adgang til slettede data, og på den måde er du ikke sikret mod hackere eller ansatte som vil dig det ondt.
Det er dit ansvar at have backup, hvilket også står i Microsofts serviceaftale for Office 365:
We strive to keep the Services up and running; however, all online services suffer occasional disruptions and outages, and Microsoft is not liable for any disruption or loss you may suffer as a result. In the event of an outage, you may not be able to retrieve Your Content or Data that you’ve stored. We recommend that you regularly backup Your Content and Data that you store on the Services or store using Third-Party Apps and Services. (6. Service Availability, b.)
Microsoft Office 365 har beskyttelse mod de mest almindelige farer mod serverne. Men at bruge den indbyggede papirkurv i Microsoft Office 365 som backup, er det samme som at lave backup af din computer på din computer.
Backup skal altid ligge på en separat server.
Hvis du bliver hacket af en ransomware hacker
Data er det primære mål for hackere og ransomware angreb. Ransomware er når hackere krypterer dine data og forlanger løsepenge for at give dig adgang igen. Vi har set en del firmaer, hvor angreb bogstaveligt talt nedlagde deres forretning.
En måde at beskytte dig mod ransomware angreb er ved at have fuld backup af dine data, som er separat fra din Office eller andre cloud løsninger. Så er du ikke tvunget til at betale løsepenge, da dine data kan genskabes fra din backup. Der er jo ingen garanti for, at hackerne stopper deres angreb, når de har fået penge fra dig.
Hvis du ikke har denne backup er der intet at gøre – så bliver du nødt til at betale eller acceptere, at dine data er mistet.
Dine filer opbevares i 30 dage, hvis de slettes
Med den indbyggede papirkurv i Microsoft Office 365 services som Outlook (Exchange) og OneDrive eller SharePoint, kan du genskabe en slettet fil eller mail inden 30 dage. Du skal bare finde filen i papirkurven, medmindre kurven er tømt manuelt af en bruger – så er den slettet permanent.
Dette er det bedste scenarie.
Det værste scenarie er når hackere sletter filer og du ikke lægger mærke til det. Du vil kunne genskabe dem, men kun hvis du opdager det inden de slettes permanent efter 30 dage.
De fleste malwareangreb sletter hundrede eller tusindvis af filer, så du vil skulle bruge en masse tid i Papirkurven med at hente hver enkelt fil og lægge den tilbage – også kaldet ”Dumpster diving”, hvilket bestemt ikke er en god backupmetode.
Hvis du bruger professionel backup kan du nemt finde og genskabe så mange filer, som du har brug for – eller endda genskabe hele brugerprofiler eller foldere til et bestemt tidspunkt. På én gang i stedet for tusinder af gange.
Visse brancher har større krav til datasikkerhed end andre
For nogle brancher, fx finans, medicinalindustrien eller advokater er der strammere backupregler og krav til adgang til data. GDPR lovgivningen sætter krav om at virksomheder har komplette og præcise arkiver af e-mails, vedhæftninger, filer og relateret information i mange år.
Fordi backup i Microsoft Office 365 er i en begrænset periode, overholder det ikke lovgivningen. Det er muligt at købe ekstra backup hos Microsoft, men dette er ofte dyrt og en mere besværlig løsning.
Se den fulde guide til din IT-sikkerhed her.
Når en medarbejder forlader din virksomhed
Har du brug for adgang til en tidligere medarbejders data kræver det en aktiv licens. Det vil sige, at når en medarbejder forlader virksomheden og du deaktiverer licensen, men det gør samtidigt, at du ikke længere har adgang til data.
Med en backup løsning kan du arkivere brugeres konti før du sletter dem, så du stadig har ejerskab og kontrol over data.
Har du råd til at miste dine data?
Din virksomhed skaber, opbevarer og bruger en stor mængde data hver dag, som er nødvendig for at virksomheden kan fungere. At miste den data kan betyde alt fra tab af tid og penge, til at blive tvunget til at lukke virksomheden.
Office 365 giver din virksomhed rig mulighed for at arbejde hvor som helst og når som helst uden at skulle have dine egne servere til fx e-mails og filer. Men de indbyggede backupværktøjer bør ikke stå alene. Sørg i stedet for at du har en forsikring mod tabt data med en fuld Office 365 backup.
Du kan regne på, hvad prisen på en IT løsning med backup er her.
Tag fat i os på 70 28 66 00, hvis du har brug for hjælp til backup af dine data – den slags har vi fuldstændig styr på.
