Integrationer er stadig nyt for mange virksomheder. Det kan være svært lige at se, hvad I skal bruge det til. I bund og grund handler det om at automatisere handlinger – enten processer eller flytning af data mellem systemer.
Den teknologiske udvikling har gjort det langt lettere at digitalisere processer. Det kan både spare jer tid, men også fjerne fejl, der fx stammer fra forkert data eller processer, der er gået i stå hos enkeltpersoner.
Vi har her 3 eksempler på integrationer, som vi har bygget for vores kunder – og hvordan integrationer kan gøre en forskel for dine medarbejdere i hverdagen.
- Automatisk opslag når kunder ringer
- Opdatering af data i flere systemer
- Automatisk arkivering af mails
Hvad er integrationer
Integrationer er egentlig bare at udveksle data mellem systemer automatisk – så I sparer både tid og kræfter i hverdagen og gør risikoen for fejl lavere.
Det er i dag meget lettere at bygge integrationer mellem systemer. Mange systemer tilbyder standardintegrationer, men de er ofte “bare” en flytning af data mellem systemer.
Skal du automatisere processer gennem integrationer skal der lidt mere til.
Power Platformen har Power Automate, som i bund og grund bygger integrationer mellem systemer baseret på handlinger. Her kan du digitalisere dine processer i flows, som er bygget til din virksomhed.
Automatisk opslag når kunder ringer
Hvis du kører med et telefonsystem, fx IP Vision eller Flexfone, så vil dine medarbejdere som udgangspunkt have behov for to systemer – ét til at modtage opkald og ét til at slå kunden op i. Derfor sidder de ofte og hopper mellem de to systemer.
Dette kan let løses med en integration, hvor telefonsystemet automatisk kobler oplysningerne fra opkaldet sammen med oplysningerne i CRM-systemet, fx Dynamics 365, og herefter vise kundeoplysningerne direkte i telefonsystemet.
På den måde behøver medarbejderen ikke skifte mellem systemer, men i stedet fokusere på at hjælpe kunden videre.
Opdatering af data i flere systemer
Ikke alle systemer kan integreres med hinanden automatisk. Det kræver nemlig, at der er bygget en standard integration mellem netop kombinationen af dine systemer.
Har du fx et website, hvor dine brugere skal kunne tilgå og rette data om dem selv, vil det nemmeste være, hvis data om brugerne udveksles automatisk mellem websitet og dit administrationssystem. Så at både brugere og medarbejdere kan se den seneste data.
Vi har set masser af tilfælde af at medarbejderne med flytter data manuelt for at sørge for, at data er opdateret i begge systemer. Når processen er manuel, foregår den fx ved download eller upload af data til systemer via Excel/CSV filer.
Problemet med denne proces er åbenlys:
- Der kan ske fejl undervejs
- Hvor lang tid går der mellem opdatering af data?
- Hvilken data er korrekt?
- Er der mere end én medarbejder, som kender denne proces?
Her bør du i stedet bygge en integration, så data udveksles automatisk. Vi kan hjælpe både med standardintegrationer og med at bygge integrationer, hvis der ikke findes en standardintegration.
Automatisk arkivering af mails
Nogle virksomheder har brug for at kunne dokumentere mailkorrespondance over længere tid. Derfor har de ofte ekstra mail-bokse, hvor korrespondancerne arkiveres.
Vi har set eksempler på virksomheder, som håndterer denne proces manuelt, og hvor det er den enkelte medarbejders ansvar, at deres mailkorrespondance lander i arkivet – fx ved at sætte en ekstra e-mail på eller arkivere samtalerne manuelt, når sagen er færdig.
Ligesom med opdatering af brugerdata bliver denne manuelle proces meget medarbejderfølsom. Og samtidig er der GDPR-krav, som skal overholdes.
Så hvorfor ikke håndtere denne proces via en integration, så den kører automatisk? Fx kan mails arkiveres i et CRM-system eller et ticket-system.
På den måde sikrer du overblik over det fulde sagsforløb.
Find ud af, hvilke processer, du vil automatisere
Det er ikke altid let at se mulighederne for integrationer, når fokus primært er på at drive en forretning. Men det handler heller ikke om at se på integrationer. Det handler om at identificere manuelle arbejdsprocesser, som kan automatiseres.
Og det er nok noget, du eller dine medarbejdere sagtens kan finde.
Herefter skal du så undersøge, om der findes standardintegrationer mellem systemerne, eller det er nødvendigt at bygge en integration selv. I dag er det lettere end nogensinde at automatisere processer – fx med Power Platformens værktøjer.
Så det behøver ikke være et kæmpe IT-projekt – måske kan det gøres relativt let.
Tag fat i os, hvis du vil have hjælp til processen. I kan fange os på 70 28 66 00 eller på kontakt@nhl-data.dk.
