SharePoint giver dig nogle langt bedre muligheder for samarbejde på tværs af virksomheden. I vil kunne samarbejde i dokumenter, have en fælles struktur for filer og administrere hvem, der må have adgang til hvad. Så for de fleste virksomheder er det virkelig en god ide at have en SharePoint løsning.
SharePoint er med i de fleste Microsoft 365 licenser.
Når du skal i gang med SharePoint er det en god ide at se det som et projekt for virksomheden. Det bør du gøre, da det vil kræve noget tid af jer som virksomhed – også selvom I kører det sammen med en IT-leverandør. SharePoint er blot en lille del af Microsofts Premium licenser. Læs mere her.
Sådan får du et lettere SharePoint projekt
Vi har kørt en masse SharePoint projekter med små og mellemstore virksomheder. Her har vi samlet 5 ting, som du kan gøre for at dit SharePoint projekt bliver lettere. De 5 ting er til virksomhedsledere eller dig, som står med ansvaret for at implementere SharePoint i deres virksomhed.
Målet er at gøre jeres SharePoint projekt lettere. Og sikre, at alle brugerne i din virksomhed kommer godt i gang med at bruge SharePoint. Simpelthen fordi det er en meget lettere måde at samarbejde på.
De 5 ting er:
- Fortæl os mere om din virksomhed
- Vær opmærksom på overgangen til din nye SharePoint løsning
- Oplæring af medarbejderne
- Vær vedholden
- Bed om hjælp, når du har brug for det
Fortæl os mere om din virksomhed
Ofte går der teknik og løsning i den, når du tænker SharePoint. Hvordan en SharePoint løsning ser ud, hvad den kan, og hvor meget den koster. Du har måske allerede en løsning i hovedet, som skal realiseres.
Her er det vigtigt at huske på, at SharePoint kun er et værktøj.
Det skal understøtte jeres rutiner, processer og bruges aktivt af medarbejderne så de får det und under huden.
Derfor har vi brug for at vide så meget som muligt om din virksomhed, dine ansatte, dine kunder og samarbejdspartnere samt dine udfordringer.
Vi vil fx gerne vide mere om jeres fremtidsplaner:
- Har I planer om at vokse?
- Har I planer om at levere nye produkter eller tjenester?
- Har I planer om at åbne nye afdelinger?
- Hvordan arbejder I i dag?
- Vil I gerne arbejde mere i Teams?
Alt dette er afgørende viden, når din SharePoint løsning skal vokse med virksomheden. Ellers kan du risikere at stå med en løsning, som skal laves om. Vi har og skal have mere fokus på din virksomhed, end vi har på SharePoint.
Vær opmærksom på overgangen til din nye SharePoint løsning
Når du bestiller en SharePoint løsning hos NHL Data, sørger vi for
- udarbejde projekttidsplan
- opsætning i samarbejde med jer
- informere dig om status
Du skal ikke gøre noget mens løsningen sættes op. Men efter løsningen er leveret, skal al data og alle filer, som du har på din lokale server, overføres til SharePoint. Den opgave udfører vi naturligvis for dig, men det er op til dig, hvilke dokumenter du ønsker, vi skal overføre fra serveren, og hvor de skal placeres på SharePoint.
Dette er en opgave, som uundgåeligt vil tage noget af din tid. Her er det en god ide at overveje, hvem der skal være tovholder på det i din virksomhed – er det dig, eller er det bedre, at en anden kører projektet med os?
Nogle overvejer, om de skal lade nogle af deres filer liggende på den gamle server og så arbejde med deres filer to forskellige steder. Både fra SharePoint og fra den gamle server.
Resten af filerne bliver sjældent overført. Vi anbefaler, at I overfører samtlige dokumenter i første omgang. Det tager lidt længere tid, men giver også et meget bedre resultat.
Vi hjælper dig hele vejen, men vi kan ikke vide, hvilke dokumenter der skal flyttes hvorhen. Derfor har vi brug for en oversigt fra jer, der forklarer, hvor du vil overføre de forskellige filer til.
Psst. Vi har også nogle flere tips til SharePoint her.
Oplæring af medarbejderne
Afhængig af, hvordan jeres SharePoint sættes op, kræver det ikke den store tekniske snilde at arbejde i løsningen.
Vi sætter det op, så dit SharePoint kan findes via Stifinderen, hvor de fleste arbejder. Så vores introduktion til medarbejderne er at vise dem, hvor drevet ligger og, hvordan de skal være opmærksom på fx uploads af mapperne.
Hvis I mere forestiller jer at arbejde i webbrowser-versionen af SharePoint, så skal vi gerne vide det på forhånd. For så kræver det en anderledes introduktion.
En god måde at oplære medarbejderne på, kan være, at de selv skal flytte deres eksisterende filer ind i den nye filstruktur på SharePoint. Så ved de selv, hvor de ligger – og de har været flere gange inde i den nye struktur. Det er den bedste måde at lære det på.
Tal om SharePoint allerede fra den dag, du bestiller det, og frem til, at du får løsningen leveret. Informér alle om, at løsningen kommer, og at I nu skal til at arbejde sammen i direkte i filerne (slut med e-mails frem og tilbage) og opbevare dem et andet sted end i plejer.
Lav en plan for hvordan I kommer rundt om alle medarbejderne i virksomheden – også dem, der arbejder ude af huset – sammen med din kontakt fra NHL Data.
Vær vedholden
Nogle elsker nye måder at arbejde på og nye værktøjer. Andre kan bedre lide at blive ved med at gøre tingene på den måde, de kender – også selvom den nye måde giver bedre mening for samarbejdet.
Tag f.eks. en ferieplan. Her giver det mening at bruge SharePoint i stedet for blot at sende en mail med ferieønsker som tidligere.
Hvis nogen får lov til at sende mail med ferieønsker og oplever, at de også bliver godkendt via mail, så vil det være svært at gå over til den nye ferieplan i SharePoint. Den eneste måde at få alle til at bruge ferieplanen på er at stoppe med at godkende ønsker om ferie, som kommer på mail, og i stedet insistere på, at de benytter SharePoint.
Og, som nævnt tidligere, kan du overveje, om der er filer, som medarbejderne selv skal flytte.
Bed om hjælp, når du har brug for det
De fleste har ofte travlt – og især virksomhedsledere. Derfor er det ekstra irriterende, hvis der er problemer med din SharePoint løsning, eller hvis dine medarbejdere oplever udfordringer.
Din kontakt hos NHL Data vil altid kontakte dig to uger efter levering for at høre, om alt går, som det skal. Hvis der dukker problemer op senere, må du ikke tøve med straks at kontakte os.
Projektlederen vil så lave et løsningsforslag til dig – som selvfølgelig tager mindst muligt af din tid.
Jeg håber, at den her vejledning giver dig en idé om, hvad det er vigtigt at huske på, når du gerne vil gøre dit SharePoint projekt lettere.
Efter min mening kan mange af punkterne være relevante, uanset hvilken IT-løsning der skal implementeres i din virksomhed.
Kom i gang med SharePoint i dag!
Overvejer du at afprøve SharePoint i din virksomhed? Eller har du brug for lidt tungere hosting?
Få overblik over de forskellige typer hosting her.
Kontakt os allerede i dag på 70 28 66 00 eller kontakt@nhl-data.dk for en uforpligtende SharePoint-snak!
