Microsoft 365 – din ultimative guide til valg af licens

Har I som målsætning at skabe en moderne, fleksibel arbejdsplads? Med rum til fx hjemmearbejde og samarbejde på tværs af afdelinger?

For at det kan ske, skal du have en platform, der kan være et stabilt fundament for din it-infrastruktur og sikkerhed. Det er her, at Microsoft 365 kommer på banen. Med Microsoft 365 opnår du nemmere samarbejde, smartere processer og højere sikkerhed.

Det første skridt er derfor at finde den udgave af Microsoft 365, der matcher din virksomheds behov

Gå direkte til afsnit om Microsoft 365:

I den store Microsoft-jungle kan det være svært at finde lige netop den licens eller pakke, der passer bedst til jer. For hvad er egentlig forskellen på licenserne, skal du vælge Microsoft 365 Business Premium, og hvornår kan du bruge OneDrive og Teams?

Vi har gjort det nemt for dig og taget alle Microsoft 365-licenserne og sammenlignet dem i dette blogindlæg. Du bliver altså klædt på til at beslutte, hvilken løsning din virksomhed skal have. Så bare hæng på.

Helt overordnet – hvad er Microsoft 365 så?

Microsoft 365 er det overordnede begreb for det, der før hed Office-pakken. I dag er det så meget mere end bare Word og PowerPoint. Det er i stedet en digital cloud-platform, der giver jer mulighed for samarbejde på tværs af medarbejdere og lokationer. Deraf det opfindsomme navn, der repræsenterer den 365 graders mission om den hybride, moderne arbejdsplads. Kort sagt, perfekt til hjemmearbejdet.

Det, at Microsoft 365 er cloudbaseret, gør, at du kan tilgå alt via computeren, en browser og apps på mobilen – ja, stort set alle steder. Du kan samtidig arbejde i realtid i dokumenter og se, hvem der har gjort hvad. Alle programmer i Microsoft-universet er bygget på samme platform og spiller derfor i høj grad sammen. Under paraplyen Microsoft 365 finder du fx storage-løsninger som OneDrive, SharePoint og Teams, der skaber en samlet samarbejdsplatform til medarbejderne.

Der findes licenser til alle størrelser af virksomheder – det handler bare om, hvilket behov du har. Det er vigtigt at slå fast, at du frit kan sammensætte licenstyperne efter dit behov. Har du fx en håndværksvirksomhed, har nogle medarbejdere behov for en fuld Office-pakke, mens andre kun har brug for en mailkonto. I sådan en situation er det oplagt at mixe og matche mellem de forskellige licenser, så du ikke betaler for meget for dine licenser.

Hvordan vælger du den rigtige Microsoft 365 licens?

I din søgen efter de Microsoft-licenser, der bedst matcher din virksomhed, er der flere spørgsmål, der kan være relevante at stille dig selv:

• Hvem skal bruge licensen? Og skal alle have adgang til det hele?
• Hvilke features eller programmer er vigtigst for dine medarbejdere for at kunne løse deres opgaver?
• Hvor meget sikkerhed vil du have med?

Med det i baghovedet guider vi dig nedenfor igennem de forskellige programmer og værktøjer, der følger med de forskellige Microsoft-licenser.

Microsoft 365 Business Basic

Det første levende billede er Microsoft 365 Business Basic. Her er vi langt nede på funktionsstigen sammenlignet med de andre licenser. Til gengæld er vi også langt nede på prisstigen, hvilket jo typisk hænger sammen. Her får du altså langt færre funktioner og features, men også til en noget lavere pris.

Har du en meget lille virksomhed og kun har behov for det mest nødvendige, kan du måske nøjes med Microsoft 365 Business Basic. Her får du alle de kendte programmer som Word, Excel, Outlook og Teams.

Her skal vi dog lige slå fast, at du kun kan bruge programmerne i en browser, og at der ingen sikkerhed er til selve computeren – kun til din mail. Derfor er det også sjældent at vi anbefaler denne licens.

Microsoft 365 Business Standard

Hvis vi lige går en smule højere op ad stigen, finder vi Microsoft 365 Business Standard. Her får du mange af de samme programmer og funktioner som Business Premium, der er næste trin på stigen. Med Business Standard får du adgang til Outlook med dit eget domæne og Teams til virksomheden. Samtidig vil al din data være i skyen, så du let kan tilgå den fra flere steder.

Selvom det typisk er prisen, du tænker på, når du skal vælge Microsoft-licens, er det ikke det eneste, du skal kigge på. Du skal også kigge på funktioner og elementer som eksempelvis sikkerhed.

Med Microsoft 365 Business Standard får du blandt andet:

• fuld Office-pakke, Teams og Outlook installeret på din computer
• mulighed for at køre webinarer i Teams.

Men selvom du får flere funktioner end ved Basic-licensen og mange af funktionerne fra Premium, mangler noget af det allervigtigste – nemlig sikkerheden. Det skal du derfor have in mente, når du træffer dit valg.

Vi har lavet en sammenligning af Microsoft Business Standard og Business Premium lige her.

Microsoft 365 Business Premium

Nu kommer vi til den pakke, langt de fleste vælger, nemlig Microsoft 365 Business Premium. Det er samtidig også den version, vi typisk anbefaler til vores kunder – med god grund.

Med Microsoft 365 Business Premium får du det samme som i Business Standard, plus en masse ekstra sikkerhed:

• Avanceret beskyttelse mod hackerangreb
• Kryptering af din følsomme data
• Beskyttelse af Microsoft apps på computere og mobiltelefoner
• Let administration af medarbejdere og adgange
• Et stort mail-arkiv i skyen (Exchange Online).

Der er altså ingen tvivl om, at sikkerheden bliver vægtet højt ved denne version af Microsoft 365. Netop IT-sikkerheden er vigtigere end nogensinde, og især de små og mellemstore virksomheder ligger for skud.

Business Premium indeholder som sagt stort set det samme som Business Standard – i hvert fald når det gælder programmerne. Men med i købet får du avanceret sikkerhed og enhedshåndtering, som er med til at beskytte din virksomhed på flere niveauer.

Her finder du blandt andet sikkerhedsværktøjer som Defender og Azure Information Protection.

Men hvad mener vi egentlig med sikkerhed? Jo, det er blandt andet:

• at beskytte din virksomhed mod hacking
• at have kontrol over de enheder, der bruger jeres virksomhedsdata
• at kontrollere adgangen til følsomme oplysninger
• løbende at modtage status og rapportering på sikkerheden.

Så selvom du her skal grave lidt dybere i lommen, får du sikkerhedsfeatures, der er afgørende for din virksomhed. Bliv klogere på, hvad det koster at flytte til Microsoft 365 Business Premium her.

Microsoft 365 E3

Hvis du vil sætte tænderne i Microsoft-licensernes creme de la creme, er det Microsoft 365 E3, du skal have fat i. Vi hører dog tit spørgsmålet om pris i den sammenhæng, for ja – den er i den høje ende her sammenlignet med de andre licenser.

E’et står for enterprise, og det er ofte virksomheden og dens størrelse, der afgør, om du skal have denne version. Hvis du skimmer egenskaberne igennem, vil du se, at mange af dem ligner Microsoft 365 Business Premium. De har begge de klassiske elementer som Outlook, Word og cloud-programmer som OneDrive og SharePoint. Det, der adskiller dem, er antallet af licenser, sikkerheden og diskpladsen.

Microsoft 365 E3 er nemlig skabt til virksomheder med over 300 ansatte. De mange medarbejdere kræver nemlig både mere avanceret sikkerhed og mere disk plads. E3 har et niveau af sikkerhed, der er langt mere avanceret end Business Premium. Så hvis du har en mindre eller mellemstor virksomhed, kan du altså sagtens ”nøjes” med Microsoft 365 Business Premium.

Microsoft 365 E3 har dog flere lækre fordele:

• oplagt til virksomheder med mere end 300 medarbejdere
• adgang til Office, Power BI og Power Automate
• adgang til ekstra online diskplads
• højeste niveau af sikkerhed til større virksomheder.

De gode indbyggede sikkerhedsfunktioner, som du både finder i Microsoft 365 Premium og E-licenserne, giver din virksomhed et godt grundlag for din IT-sikkerhed.

Dyk dybere ned i forskellene på Business Premium og E3 lige her.

Hvilke funktioner får jeg, og hvad kan de?

Microsoft 365 er propfyldt med funktioner og redskaber, der hjælper din virksomhed med at brillere, når det gælder samarbejde, processer og sikkerhed – også meget mere end den klassiske Office-pakke. Men igen afhænger antallet og brugen af funktioner af, hvilken licens du vælger. Sænk bare skuldrene. Lige nedenfor løber vi igennem alle Microsoft 365’s funktioner og beskriver, hvilke licenser der indeholder hvad.

SharePoint – en fælles online platform

En af de helt store spillere i rejsen mod en mere hybrid og moderne arbejdsplads er muligheden for at dele filer og arbejde på tværs og simultant. Det giver SharePoint mulighed for. Det er Microsofts portalplatform, hvor du kan lagre dine dokumenter og redigere i dem samtidig både internt og eksternt. Med SharePoint kan du styre, hvem der har adgang til hvad, men grundlæggende er det et fælles drev, som alle har adgang til.

Fordelene ved SharePoint er blandt andet:

• At du sikrer, at I arbejder i samme dokument – uden utallige versioner og kopier.
• At I kan følge hinandens rettelser og ændringer i realtid.
• At du kan bruge SharePoint på alle enheder.
• At du både kan bruge SharePoint som webversion, stifinder og som intranet for medarbejderne.

Det er næsten ikke til at få armene ned over alle fordelene, da det giver jer mulighed for hele tiden at være med, når det gælder ændringer og justeringer i jeres dokumenter. Samtidig har du fuld gennemsigtighed i de mange versioner og styr på, hvem der har adgang til hvad.

• Både Microsoft 365 Business Premium og Microsoft 365 E3 har SharePoint med deling af informationer og simultan redigering internt og eksternt.
• Dog er det kun E3, der har ekstra søgemuligheder på tværs af Microsoft 365 og forebyggelse mod tab af data.

Hvis du vil have det bedst mulige resultat af dit SharePoint, har vi her lavet en guide med 5 ting, der kan gøre dit SharePoint-projekt lettere.

OneDrive – skylagring og samarbejde

Som en pendant til SharePoint finder du OneDrive, som altid vil være inkluderet i din Microsoft 365-licens, dog med forskellig lagerplads. Hovedessensen er, at den enkelte bruger får personlig lagerplads i skyen. OneDrive kan tilgås fra næsten alle tænkelige enheder – en form for moderne, online stifinder, om man vil. OneDrive gør det let for dig både at dele og administrere dine filer og dokumenter.

Modsat SharePoint, der er virksomhedens fælles lager, er OneDrive den enkeltes eget fillager, som så kan deles med virksomheden manuelt. Hvis vi ser bort fra den faktor, kan OneDrive mange af de samme ting, nemlig alt fra at redigere i filer på samme tid til at dele dokumenter på tværs af virksomheden.

Den største forskel på de forskellige licenser er pladsen på OneDrive:

• Premium har 1 TB lagerplads pr. bruger.
• E3 har ubegrænset lagerplads pr. bruger.

Teams – det online mødested

I forlængelse af den hybride arbejdsplads og nye måder at samarbejde på spiller Microsoft Teams en enorm vigtig rolle. Det er en samarbejdsplatform, der kobler lyd- og videomøder med deling af filer og dokumenter.

Med Microsoft Teams kan du blandt andet:

• lave videoopkald til onlinemøder, hvilket må siges at være essensen af den nye hybride arbejdsform
• opbevare noter og dokumenter
• dele og redigere i fælles filer
• opbevare og tilkoble din kalender
• bruge den interne chatfunktion.

Som prikken over i’et kan du også opdele Teams i forskellige områder og projektkanaler, så hver afdeling eller team i virksomheden kan have deres egen kanal, som kun de kan deltage i. Det gør det nemt og overskueligt at dele videoopkald, dokumenter og meget mere.

Uanset, hvilken Microsoft-licens du vælger, er du så heldig at få muligheden for onlinemøder og chatfunktionen med i købet. Dog er det kun Microsoft 365 E5, der har et telefonsystem, der kan bruges som erstatning af eksempelvis Skype For Business. Du er dog ikke helt udelukket fra festen, da det kan tilkøbes på både Premium og E3. Samtidig får du med E3 forebyggelse mod tab af data.

Læs også: Er Microsoft Teams gratis?

Outlook – mail og kalender samlet ét sted

Det sidste led i den hybride arbejdsplads er at kunne kommunikere med hinanden, samarbejdspartnere og kunder på mail. Forestil dig din arbejdsplads uden mail – nej, vel? Microsoft Outlook samler din mail, kalender og kontakter ét sted. Outlook er med i alle de forskellige Microsoft-licenser – fra Basic til Enterprise. Så uanset hvilken af de ovenstående pakker du vælger, vil du have Microsoft Outlook med i købet.

Rosinen i pølseenden: Windows

Vi kommer ikke udenom Microsofts værktøjer uden at nævne Windows. Windows er Microsofts styresystem til computere og er derfor en central del af Microsoft 365. Vi er lige nu i en periode med et skift fra Windows 10 til Windows 11, som allerede er lanceret. Det betyder, at nogle ting vil ændres over tid. Læs mere om opdateringen til Windows 11 her.

Vælg en Microsoft-certificeret IT-leverandør

Vi håber, at du har fået en smule mere indblik i, hvilken Microsoft-licens og hvilke funktioner du skal vælge til din virksomhed. Det bedste råd, vi kan give, er at tage et skridt tilbage og finde ud af, hvad din virksomhed egentlig har brug for af programmer og features.

I valget af licens ligger der også en anden overvejelse – nemlig om du skal vælge en Microsoft-certificeret IT-leverandør eller ej. Det er ikke helt ligegyldigt, da en certificeret leverandør kan sørge for, at din licens bliver sat ordentligt op. Det er med til at sikre, at dine følsomme oplysninger er beskyttet godt nok og vil samtidig spare dig for en masse bøvl og fejl.

Hos NHL Data er vi netop Microsoft-certificerede og kan derfor hjælpe dig med både at vælge den helt rette licens til dine behov og sørge for, at det hele spiller. Ræk ud til os, så finder vi den bedste løsning til jer.